GED chantier: définition et fonctionnement
Des plans dispersés et des versions difficiles à identifier fragilisent le suivi d’une opération. Une plateforme GED (Gestion Electronique de la Documentation) organise automatiquement les documents et leur cycle de validation d’un projet.
Un suivi documentaire, pas seulement un espace de stockage
Une GED centralise plans, pièces techniques et documents administratifs. Contrairement à un simple Drive ou à SharePoint utilisé comme dossier partagé, elle relie chaque document à son indice, sa diffusion, ses visas et son historique.
Bénéfices concrets
- Identifier la version en vigueur
- Conserver la trace des indices et diffusions
- Suivre les visas et commentaires
Comment cela fonctionne ?
- Étape 1
Vous déposez vos documents en remplissant un formulaire.
- Étape 2
La plateforme renomme automatiquement les fichiers et notifie les utilisateurs.
- Étape 3
Les anciennes versions sont archivées automatiquement et la nouvelle version est mise en avant.
- Étape 4
La fiche de détail du document vous présente les visas faits sur l’indice en cours et vous permet aussi de retrouver facilement les anciennes versions.
Le doc contrôle : assurez-vous d’un formalisme respecté avant une diffusion élargie
Une gestion documentaire réussie repose sur un socle commun à l’ensemble des participants. Pour la documentation, c’est ce que l’on appelle la nomenclature ou la codification des documents. Tout le monde doit respecter les règles de nommage, mais parfois (... souvent!) ce n’est pas le cas. Il est donc nécessaire de s’assurer de la forme du document avant de le partager avec tout le monde. Le doc contrôle est une étape préliminaire de validation du formalisme avant d’intégrer le document au circuit de diffusion élargie. archiGED vous permet de nommer un ou plusieurs contrôleurs qui valident cette étape d’un simple clic. Le doc contrôle est une fonctionnalité facultative, activable dans les paramètres du projet.
Comment cela fonctionne ?
- Étape 1
Un document est déposé.
Passage à l’étape 2 - Étape 2
Le contrôleur documentaire valide la forme du document ou la refuse : la nomenclature renseignée sur la plateforme doit être identique à celle du cartouche du document, la classification sélectionnée doit correspondre à la teneur du document, etc.
Refusé : retour à l’étape 1Validé : passage à l’étape 3 - Étape 3
Le document est intégré au circuit de validation technique et mis à disposition de l'ensemble des utilisateurs
Bénéfices immédiats
- Des plans uniformes pour l’ensemble des intervenants
- Une codification permettant de savoir immédiatement de quoi il est question
Profils concernés
Maîtrise d’œuvre, architectes, bureaux d’études, entreprises et maîtres d’ouvrage.
Fonctionnalités liées
Découvrir archiGED sur votre opération
Une démonstration permet de parcourir la plateforme et vos besoins documentaires.